7 (ungeahnte) Trends zur Stärkung der Datenkompetenz in Unternehmen (2023)
In diesem Beitrag erfährst du, welche teils unscheinbaren Trends wir im Unternehmen beleuchten und angehen sollten, um die allgemeine und persönlich Datenkompetenz zu steigern.
Warum es aus meiner Sicht wichtig ist, sich dieser Trends zur Stärkung der Datenkompetenz endlich zu widmen
In meinem Vortrag zum Pivot-Prinzip wurde ich am Ende gefragt: “Andrea, welchen Trend siehst du in Bezug auf Daten in 2023?” Einen Trend, den ich mir sehnlichst herbeiwünsche:
In den Unternehmen stecken wir endlich die Köpfe zusammen, tauschen uns aus und teilen das vielfältige Daten-Wissen und die damit verbundene Erfahrungen, Probleme und Ideen viel bewusster.
Eines dürfen wir dabei nicht unterschätzen: Die unreflektierte Weitergabe von Wissen und Vorgehensweisen kann unter gewissen Umständen nach hinten losgehen.
Das, was vor ein paar Jahren gemacht wurde, könnte längst überholt sein. Gerade, wenn im Unternehmen der Klassiker Excel flächendeckend eingesetzt wird, dürfen wir im Hinblick auf die Zukunft unsere Arbeitsweisen hinterfragen.
Was wäre denn, wenn es mittlerweile geeignetere Ansätze zur Bewältigung der tagtäglichen Herausforderungen gibt?
Trend #1 zur Stärkung der Datenkompetenz im Unternehmen: Überholten Umgang mit Daten und Überforderung wahrnehmen
Zuerst die schlechte Nachricht (ohne jemandem zu nahe treten zu wollen): Nur, weil ich tagtäglich mit Excel arbeite und viele und/oder hochkomplizierte Funktionen verwenden kann, bin ich nicht automatisch datenkompetent.
Die gute Nachricht: Personen, die viel exceln, haben die besten Voraussetzungen, ihre Kompetenz im Umgang zu verbessern.
Ich war und bin oft selbst mit meinem Excel-Latein am Ende. Die Anforderungen konnte ich mit dem bestehenden Setup, das im Grunde nur aus Excel bestand, nur mit höchstem manuellem Aufwand erreichen. An ein Reporting auf Knopfdruck war dabei nicht zu denken. Die Konsequenz: Ich saß viel zu lange an der Aufgabe, weil ich gewissenhaft Daten manipulieren, korrigieren, verformeln und prüfen musste. Gab es eine Unstimmigkeit, warf es mich viele Schritte und manchmal an den Anfang zurück.
So oder so ähnlich geht es vielen Mitarbeitenden und auch Führungskräften in Unternehmen. Obwohl sie Excel seit Jahren nutzen und für ihre Aufgabenstellungen beherrschen, schaffen sie es, wenn nur mit größter Mühe, die sich (kurzfristig) ändernden und neuen Anforderungen einzuflechten.
Auch um die Skalierbarkeit von Datenprodukten bei wachsenden Datenmengen ist es schlecht bestellt. Der Frust der Produzenten und Konsumenten sowie die Fehleranfälligkeit und Wartezeiten steigen.
Da stellt sich die Frage: Warum wird dieses Problem nicht gesehen, geschweige denn nach vernünftigen Lösungen gesucht? Warum werden die Betroffenen damit allein gelassen?
Halten wir fest: Oft wissen die Vorgesetzten und Mitarbeitenden gar nicht, dass ihre Vorgehensweisen nicht mehr zeitgemäß sind.
Trend #2, um die Kompetenz im Umgang mit Daten zu erhöhen: Excel Power Tools lernen & verwenden
Wenn es schon Excel sein muss, dann bietet Excel weitaus mehr Möglichkeiten als das bloße Verwenden von Formeln und Funktionen.
Der eine oder die andere denkt hierbei im ersten Moment womöglich an den Einsatz von VBA. Auch für mich war das ein naheliegender, nahezu logischer nächster Schritt, wenn ich an Automatisierung dachte. Vor 10 Jahren besuchte ich sogar einen Kurs und kaufte mir eines der dicksten Bücher, die ich je besaß. Heute, zehn Jahre später, käme ich niemals mehr auf die Idee, VBA einzusetzen. Selbst, wenn wir VBA wirklich beherrschen und sicher einsetzen, ist es an der Zeit, andere Optionen zu prüfen.
Es gibt andere Tools innerhalb von Excel, die wir wunderbar nutzen können, um unseren Umgang mit Daten datenbankorientiert, flexibel und damit zukunftsfähig zu verbessern.
Die folgenden Excel-Elemente sind keineswegs neu, aber sie werden meiner Erfahrung nach nicht genutzt oder sind sogar unbekannt:
- Nutzt du “intelligente Tabellen” als Ausgangspunkt für deine Excel-Auswertungen?
- Kennst du Pivot-Tabellen und nutzt du sie gezielt zum Erstellen von flexiblen Berichten?
- Kennst du PowerQuery und weißt du, wie du mit diesem Add-In Daten wiederkehrend und ohne Programmierkenntnisse Daten transformieren kannst?
- Hast du von PowerPivot gehört? Und weißt du, wie du den SVerweis damit ablösen kannst?
Gerade bei nicht-automatisierten Auswertungen und Reports, die auf einigermaßen gut strukturierten Datensätzen aufbauen, haben diese vier Features bzw. Excel-Power-Tools großes Potenzial, um Ad-hoc-Auswertungen oder auch wiederkehrende Berichte schneller und fehlerfrei zu erstellen.
Ich bin überzeugt, dass dieser Trend, die Excel-eigenen Power-Tools zu verwenden, zur Erhöhung der unternehmensinternen Datenqualität beitragen wird.
Trend #3 eines unternehmensweiten Datenbewusstseins: Die Grenzen von Excel respektieren und auf professionelle Tools umsteigen
Viel wichtiger als der PowerUser-Umgang mit einer Tabellenkalkulation, ist es, dass wir die Grenzen von Excel kennen und respektieren.
Andrea, gefühlt besteht unser gesamtes Unternehmen aus Excel-Tabellen.
An diesen Satz meiner geschätzten Kollegin werde ich mich immer zurückerinnern, weil er ihre Angst auf den Punkt gebracht hat. Sie befürchtete, dass sie eines Tages die vielen einzelnen Schritte nicht mehr bewältigen könne.
In den Momenten, in denen sie mir ihre Herausforderungen und Probleme (ich unterscheide das streng) geschildert hat, war ich auf der einen Seite fasziniert, wie sie diesen manuellen Berg an Arbeit überhaupt bewältigen konnte.
Auf der anderen Seite wusste ich, dass ihre Aufgaben eigentlich von einem passenden Tool oder von einem gut aufgesetzten BI-Datenprozess hätten erledigt werden können. Die benötigten Ressourcen waren wie fast überall sehr knapp.
Excel-Probleme mit noch mehr Excel lösen?
Doch selbst, wenn ich ihr all meine besten Excel-Tricks und das Pivot-Prinzip gezeigt und sie alles umgesetzt hätte, wäre diese Art der Veränderung im starren Umfeld schnell an ihre Grenzen gestoßen.
Excel hätte die
- Komplexität,
- Automatisierungs- und
- Skalierungsansprüche sowie
- Schnelligkeit
innerhalb des Gesamtsystems nicht meistern können.
Excel ist nicht dafür da, mangelnde Ressourcen und den fehlenden Mut zum Wechsel zu einem geeigneteren Tool auszugleichen.
Bsp. 1: Wenn wir parallel zur Arbeit im Produktivsystem Daten in Excel erfassen und sie für andere Prozessschritte synchronisiert werden müssen, kann das schon einmal zu Datenchaos führen. Die Schuld liegt nicht bei der “verantwortlichen” Person.
Bsp. 2: Wenn wir einen Export außerhalb eines Produktivsystems stundenlang abgleichen, korrigieren und ergänzen müssen, leidet die Qualität und Nachvollziehbarkeit. Die Daten sind damit nicht Reporting-fähig.
Die bestehenden Systeme und Prozesse im Unternehmen sollten geeignet sein, mit den wichtigen und vor allem businesskritischen und datenschutzbezogenen Anforderungen standzuhalten. Wenn das nicht möglich ist, heißt dies, dass wir frühzeitig nach Alternativen Ausschau halten.
Trend #4, um das Unternehmen auf ein neues Level der Datenkompetenz zu bringen: Reporting mit Power BI als naheliegende Alternative zu Excel
- Warum wird die Unternehmensplanung (Budgetierung, Forecasting) mit veralteten VBA-Skripten und oder monströsen Verformelungen gemacht, wenn es dafür leistungsstarke Tools gibt?
- Warum werden Daten aus Tools exportiert und dann in veralteten manuellen Routinen von Excel-Datei zu Excel-Datei kopiert?
- Wie kann der Datenschutz sichergestellt werden, wenn auf manchem Desktop Dateien mit sensiblen Daten schlummern?
Wer es hinsichtlich Auswertungsaufbereitung und Präsentation noch nicht kennt, dem lege ich ans Herz, sich Power BI anzuschauen.
Power BI hat gerade im Reporting großes Potenzial, um Excel auf professionelle Art und Weise zu ersetzen.
Einmal im Monat bietet das BIorDIE-Team eine kostenfreie PowerBI-Schulung an. Mit guten Excel-Kenntnissen kommen wir mit PowerBI schnell zurecht. Das wird uns außerdem helfen, die Grenzen von Excel zu respektieren.
Trend #5 zum besseren Datenverständnis: Datenbank-Strukturen fokussieren
Jedes Tool, das wir im Alltag nutzen, hat teils mächtige Datenbanken im Hintergrund. Das Potenzial der Arbeit mit Datenbanken wird bei etablierten Reporting-Aufgaben zu selten erkannt.
Der Trend geht zur Datenbank
Viele der Daten, die ich in den letzten Jahren in verschiedenen Unternehmen erzeugt und veredelt habe, haben es nicht (zurück) in eine Datenbank geschafft.
Zwar werden die Daten bei vielen Analyse- und Reporting-Aufgaben regelmäßig und in großem Stil aus einer Datenbank exportiert. Allerdings verbleibt das veredelte, aufbereitet Ergebnis in Excel. Änderungen, Korrekturen und Ergänzungen können kaum nachvollzogen werden, vor allem wenn sie nachträglich notwendig sind.
Ein eindeutiger Hinweis, dass du dich mit der Nutzung und dem Aufbau von Datenbanken beschäftigen solltest, ist die häufige Nutzung des SVerweis.
Ein weiterer Aspekt ist, dass du sehr umfangreiche und detaillierte Datensätze in Excel zunächst transformieren und aggregieren musst, um damit arbeiten zu können. Beide Aufgabenpakete können mit ein wenig Datenbankverständnis überflüssig werden.
SQL-Basiswissen
Jeder Reporting-Produzent und -Konsument sollte einen Einblick in die dahinterliegenden Datenbanken gewährt bekommen. Selbst, wenn es nur die jeweilige SQL-Abfrage ist. Die Transparenz über den Prozess, den eine Auswertung vom Ursprung bis zur Präsentation durchläuft, kann helfen, Missverständnissen und Fehlern vorzubeugen und es erleichtern gegenseitig bessere Fragen zu stellen.
SQL ist insofern ein gutes Stichwort, da ich im Rahmen der Datenkompetenz-Entwicklung SQL-Grundkenntnisse jeder Person nur empfehlen kann.
Trend #6 zur Stärkung der Datenkompetenz: Mit interner Offenheit interne Talente fördern
Vor ein paar Jahren noch war es Big Data, nun ist u. a. Data Science das Trend-Thema Nummer 1.
Selbstverständlich darf und sollte sich jedes Unternehmen dafür interessieren, geeigneten Einsatzgebiete zu finden oder auszubauen.
Dieser Trend in den (Daten-)Strategien der Unternehmen sollte jedoch im Einklang mit den alltäglichen Herausforderungen stehen.
Es nützt nicht viel, eine Person für Data Science einzustellen, wenn die anderen KollegInnen weiterhin in Nachtschichten Präsentationen und Auswertungen aus Gewohnheit und ohne Sinn erstellen müssen.
Es gilt wieder mehr frischen Wind in die Arbeit mit Daten und Excel zu bringen.
Für Führungskräfte heißt das, sich mit den naheliegenden Möglichkeiten der Datenkompetenz-Entwicklung auseinanderzusetzen.
Sie identifizieren bei sich selbst und bei den bestehenden Mitarbeitenden, Notwendigkeiten und Potenziale und erarbeiten praxisnahe Umsetzungsaktionen.
MitarbeiterInnen können Eigeninitiative zeigen und Ideen zum Beheben der Missstände aufbringen.
Jede Person im Unternehmen ist mitverantwortlich, die Datenprodukte auf einen neuen, effizienten Stand zu bringen.
- Dafür können erstens Datenprozesse mit all ihren Vor- und Nachteilen sowie Problemen und Systembrüchen transparent gemacht werden.
- Zweitens sollten Personen im Unternehmen die Möglichkeit bekommen, sich im weitesten NewDataWork-Sinne weiterzubilden und auszuprobieren. Das kann eine Konferenz oder ein Kurs sein. Erste Effekte kann ein Video, Podcast oder Artikel erzielen. Neues Wissen darf geteilt und angewendet werden. Veraltetes Wissen sollte schnellstmöglich entlernt und gezielt auf den neusten Stand gehoben werden.
- Das führt uns zum dritten Punkt: Die Zusammenarbeit und Vernetzung unter Domain- und Data-Experten können zu einer völlig neuen Dynamik im Unternehmen führen. Jede/r kann dazu beitragen, dass auch zurückhaltende Talente intern erkannt und entwickelt werden. Die Erfahrungen und unternehmensspezifische Expertise sind gerade im Umfeld von Daten höchst wertvoll.
Trend #7 zur Umsetzung von Datenkompetenz-Maßnahmen: Let’s NewDataWork together!
Zusammengefasst kannst du diese Trends 2023 im Unternehmen nutzen, um die Excel-Abhängigkeit zu reduzieren und die Arbeit mit Daten ohne monströse Datenstrategie auf eine neue Stufe zu heben:
- Arbeitsweise und das Frustrationslevel genau beobachten und auf Zeitgemäßheit überprüfen
- Die in Excel integrierten PowerTools ausprobieren und verstehen
- Die Einsatzbereiche von Excel hinterfragen und Grenzen aufdecken
- Geeignete Tools testen und ein Grundwissen PowerBI aufbauen
- Business-kritische Excel-Listen identifizieren und das Datenbankverständnis fördern
- Datenkompetenz-Entwicklung möglich machen und interne Talente aufspüren.
Du suchst eine Expertin zum Thema Datenkompetenz? Sehr gerne.
7 Trends zur Stärkung der Datenkompetenz in Unternehmen (2023)
7 (ungeahnte) Trends zur Stärkung der Datenkompetenz in Unternehmen (2023) In diesem Beitrag erfährst du, welche teils unscheinbaren Trends wir im Unternehmen beleuchten und angehen
NewDataWork Jahresrückblick 2022
Ich habe noch nie einen Jahresrückblick geschrieben. Was wohl daran lag, dass ich bis 2022 keine geeignete Plattform dafür hatte. Da ich seit Juni einen fertigen Blog habe, bietet es sich mehr als an, dir einen Einblick hinter die Kulissen von NewDataWork zu gewähren.
Umstieg von PC auf Mac
Plötzliche stoppte ich meinen Frustanfall. Immerhin hatte ich gerade den Umstieg von PC auf Mac gemeistert.
SVerweis einfach erklärt
Eine Funktion, die mich lange Zeit den letzten Nerv gekostet hat, ist der SVerweis. Jedes Mal, wenn es darum ging, den SVerweis zu schreiben, war ich unsicher.
Ich hatte Angst, die Formel nicht richtig zu schreiben und einen Fehler angezeigt zu bekommen.
So entwickelst du Datenkompetenz in 3 einfachen Schritten
Ich habe weder Informatik noch Wirtschaftsinformatik studiert, sondern BWL. Ich war nicht gut in Mathe, ich mag keine Statistik und Buchhaltung und kann nicht wirklich programmieren. Trotzdem behaupte ich: Ich bin datenkompetent.
Schreib mir gern
Ich freue mich auf deine Mail! andrea@newdatawork.de